A transformação digital atingiu também a área de gerenciamento do ensino. A Universidade Digital está criando novas formas e ferramentas de gestão de instituições de ensino cada vez mais tecnológicas. Trata-se de um novo modelo que veio para ficar.
Para adotar esta tendência, que é crescente dentro das instituições educacionais, é preciso adotar uma mentalidade digital na cultura e estrutura organizacional. São os casos da implementação da secretaria digital e processos de matrícula on-line.
Além disso, é necessário que a tecnologia passe a ter um papel estratégico central, e não mais superficial, adequando metodologias e ferramentas ao processo. Quer conhecer as tendências para a Universidade Digital? Acompanhe este artigo.
Como a tecnologia influenciará as tendências na área educacional nos próximos anos?
São muitos os benefícios do uso adequado das ferramentas tecnológicas na gestão operacional da Universidade Digital. Além disso, estas ferramentas reforçam a tendência da migração do modelo de ensino superior para o virtual nos próximos anos.
A procura pelo ensino superior na modalidade digital, anteriormente, era mais comum entre as pessoas mais velhas. Atualmente mais jovens vêm aderindo a este novo modelo de ensino, principalmente devido ao preço mais em conta, praticidade e maior possibilidade de gestão do tempo de dedicação aos estudos.
Há vários e diferentes fatores que influenciam esta mudança. Por isso, veja quais são as principais alterações esperadas na gestão operacional da Universidade Digital:
- A popularização das plataformas virtuais de ensino;
- Melhoria dos processos de interação virtual entre universidade e aluno;
- Maior número de conferências e de eventos estudantis on-line;
- Otimização dos serviços presenciais por meio do pré-atendimento on-line;
- Oferta maior de matrícula on-line com validação pela assinatura eletrônica.
Novas formas e ferramentas de gestão da universidade digital
Entre os principais pontos destas mudanças destacam-se:
1. Acervo acadêmico digitalizado
As portarias 315 e 330, emitidas pelo Ministério da Educação (MEC), estabelecem que todo o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) deve ser digitalizado, preservado e guardado. Além disso, o diploma universitário deve ser disponibilizado digitalmente. O prazo de implementação vai até o final de 2021, segundo a portaria 554/2019.
A finalidade é garantir a integridade e autenticidade dos conteúdos acadêmicos evitando casos de fraudes e cancelamento de diplomas. Assim, o ministério regulamentou os procedimentos para a elaboração do Plano de Classificação Documental (PCD), da implantação da Tabela de Temporalidade e Destino (TTD) e para aplicar a responsabilidade legal aos representantes e dirigentes da IES, caso não atendam as portarias.
2. A secretaria acadêmica digital
A secretaria digital acadêmica é um conjunto de processos, software e hardware utilizados para digitalizar os documentos físicos, ou seja, arquivos em papel. São ferramentas que permitem arquivar e gerenciar de maneira mais eficiente os documentos da instituição, conforme exigido por lei.
A implementação da secretaria digital garante acesso rápido, além de evitar problemas com perda de arquivos ou de espaço físico limitado para armazenamento. Assim, as vantagens são muitas:
- Redução do tempo para análise de documentos;
- Menor custo com armazenamento de arquivos;
- Facilidade para recuperar dados;
- Maior eficiência e disponibilidade de informações.
O controle de acessos também é simplificado com a separação por tipos de usuários (alunos, docentes e colaboradores), autorizando visualização, edição e upload de documentos.
Além disso, com a integração a outros departamentos é possível fornecer relatórios e indicadores de desempenho com praticidade e rapidez. Entre eles, rotinas de emissão de diplomas digitais e controle financeiro de mensalidades.
3. Sistema de gestão para instituições de ensino
A forma virtual dos cursos superiores pode ser oferecida exclusivamente por instituições a distância ou em parceria com faculdades tradicionais. Porém, a Universidade Digital conta com algumas características específicas.
#1. Infraestrutura adequada
A Universidade Digital precisa dispor de um polo institucional como ponto de apoio e para a realização das provas presenciais. Os estudantes recebem os conteúdos pela internet e nos dias das provas semestrais vão até a faculdade.
A infraestrutura do polo precisa oferecer um suporte adequado e de qualidade ao padrão dos cursos. É fundamental contar com laboratórios específicos para a área de saúde, centros de informática, bibliotecas bem equipadas e salas de estudos.
Algumas aulas presenciais ou atividades práticas fazem parte dos cursos. São encontros, em datas pré-agendadas e todos os matriculados devem participar.
#2. Portal do Aluno atualizado
O Portal do Aluno faz a ponte de interação entre a faculdade e os estudantes. Por meio dele, os alunos podem se orientar sobre as atividades e conteúdos, conseguir apoio didático, contatar os professores ou tirar eventuais dúvidas ao longo do curso.
Além disso, ele pode emitir documentos, comprovantes de matrícula, conteúdo das disciplinas e tudo o que for relacionado ao sistema da Universidade Digital. Tecnologias mais avançadas, como a assinatura eletrônica, proporcionam praticidade e agilidade à liberação de documentos no meio digital.
#3. Monitorias interativas pela internet
As sessões de apoio educacional são feitas em datas preestabelecidas. São aulas ou monitorias interativas ao vivo, que podem ser acompanhadas pela internet. As interações nestes encontros ocorrem via chat com professores e colegas de turma.
Vídeos na nuvem
Além da carga horária das disciplinas, as aulas são gravadas em vídeo e, nas datas previstas, são liberadas.
As aulas permanecem na nuvem ou no site da escola por um determinado tempo, a fim de que os alunos possam acessá-las segundo sua disponibilidade de tempo.
Os professores de cada disciplina recebem e respondem às dúvidas dos alunos na aula ou pelo Portal do Aluno. Os conteúdos são devidamente planejados e elaborados de acordo com os critérios do MEC.
#4. Tutorias presenciais ou a distância
Nos polos de atendimento, os tutores presenciais ajudam os estudantes em diferentes aspectos. Ainda que virtual, esse apoio é fundamental para a continuidade do curso e a qualidade do aprendizado.
Os alunos contam com os tutores para o suporte à utilização da plataforma de ensino virtual, esclarecer dúvidas, orientação sobre as aulas práticas e, se necessário, reforço de conteúdo didático para o aluno que tenha alguma dificuldade.
Por que investir em tecnologia na educação
A utilização da tecnologia na educação cria novas formas de aprendizado nas instituições de ensino. A forma de aprender deve estar em sintonia com a realidade dos estudantes. Por isso, aliar a tecnologia à educação é fundamental para que sua instituição se destaque.
As soluções tecnológicas facilitam o contato com o aluno e com os pais, oferecendo mais facilidade e credibilidade. Nesse contexto, a assinatura eletrônica é uma ferramenta que otimiza processos, traz mais rapidez e facilita o trâmite de documentos em sua instituição de ensino.
No cenário de matrículas on-line, as assinaturas eletrônicas podem facilitar todo o processo. As assinaturas realizadas virtualmente aceleram o tempo de execução desse processo em mais de 90%.
Outra aplicação destas assinaturas pode ser feita nos contratos digitais internamente, seja com professores, funcionários e fornecedores. Tudo numa plataforma só.
Tudo isso facilita a gestão eletrônica de documentos que pode ser feita 100% on-line. Em vez de lidar com documentos impressos, espaço físico para arquivar tantos documentos e contratos, perda de tempo procurando informações, tudo é feito dentro de uma plataforma on-line. De duas formas: o documento já é criado dentro da plataforma ou pode ser importado a partir de um arquivo já existente em seu computador.
Tão importante quanto saber como a tecnologia pode ajudar sua instituição, é também entender como se dá a validade jurídica dos documentos digitais e assinaturas eletrônicas para IES. Temos um artigo que explora esse tema, basta clicar neste link.
