A raíz de la pandemia, muchas organizaciones se han visto obligadas a adaptar sus procesos, con el fin de darles continuidad a sus negocios. En esa búsqueda de nuevas opciones, es que “la firma escaneada o digitalizada” empieza a tomar protagonismo.
Pero ¿A qué nos referimos con firmas escaneadas?, imaginemos que, debemos suscribir un contrato con un proveedor, ambos acordamos que firmaremos el documento, simplemente tomando una foto de nuestra representación gráfica; y plasmándola en el documento de manera digital. Como podemos apreciar, resulta ser un tipo de firma rápida y no genera ningún tipo de gasto.
Pero ¿Es esta firma un mecanismo confiable y apropiado?, mediante consulta jurídica N°005-2017-JUS/DGNCR, la Dirección General de Desarrollo Normativo y Calidad Regulatoria del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, excluye el uso de la misma, pues señala que:
“La digitalización de una firma (escaneo) es una representación gráfica (al mismo estilo de una foto) que no cumple los estándares de seguridad establecidos en la Ley N° 27269 y su Reglamento”.
En similar sentido, INDECOPI en su opinión técnica contenida en el Oficio Nº 018-2017 /CFE-INDECOPI, ha indicado que:
“La firma digitalizada o escaneada no garantiza por sí sola la autenticidad ni la integridad de un documento electrónico”.
¿Y, esto por qué sucede?, en principio, porque a pesar de recientemente en febrero de 2021, haber existido modificaciones en el Reglamento de la Ley N° 27269, donde se especifica las modalidades de firmas electrónicas, las mismas tienen que cumplir con lo mencionado en el artículo 2, de la Ley N° 27269:
- Que se pueda identificar al firmante y vincularlo con el documento suscrito, garantizando la autenticidad del mismo; y,
- Se preserve la integridad del documento electrónico, detectando cualquier modificación o alteración posterior (inalterabilidad).
Como se puede apreciar, con la firma escaneada, no cumplimos con esos supuestos, es importante definir que no es propiamente un mecanismo confiable y apropiado; lo cual puede ser, más que una solución, un nuevo problema.
En conclusión, si están pensando en implementar nuevos procesos, lo ideal será utilizar firmas electrónicas, pero en condiciones de seguridad técnica y jurídica.
