Los derechos de propiedad intelectual, incluye documentos que, por años, se han tramitado manualmente. No obstante, dada la contingencia actual, y el surgimiento de nuevas necesidades ocasionadas por la pandemia de Covid-19, se ha hecho necesario realizar estos documentos de manera digital, lo que incluye a su vez, contratos electrónicos, acuerdos, firmas digitales y todo tipo de procedimientos legales a través de esta vía.
La digitalización de los documentos y la transformación digital del papel, permiten que, en el área musical, los derechos de autor se tramitan con mayor facilidad, logrando que la información viaje con mayor facilidad, acelerando los procedimientos y reduciendo los tiempos de espera requeridos para la confirmación y el registro del derecho de propiedad intelectual, así como también de todos contratos requeridos en caso de que se trate de una firma musical con derecho de explotación sobre la pieza musical.
Principales beneficios de la digitalización de documentos
En principio, los documentos digitalizados son mucho más rentables y accesibles que los documentos tradicionales, dado que reducen los gastos en impresión y papeleo, así como también optimiza el tiempo requerido para llevar a cabo las operaciones pertinentes, considerando que, de este modo, la información se obtiene de manera inmediata y es más accesible que en otros casos.
No obstante, además de estos beneficios generales, podemos encontrar otras ventajas representativas de la transformación digital del papel en todo lo que refiere a contratos electrónicos musicales y derechos de propiedad intelectual. Algunos de estos beneficios son:
- Ahorro: En el consumo de papel, de gastos de impresión y en el transporte de los documentos.
- Optimización del almacenamiento: Disminución de los gastos de almacén físico, disminuyendo a su vez, la acumulación de papeles que, con el paso del tiempo, pueden ser nocivos para la salud por la acumulación de polvo.
- Acceso a la información: Una de las principales características de la digitalización, es que descentraliza la información, lo que quiere decir que diversos usuarios, en diferentes espacios, pueden acceder a los datos requeridos, sin necesidad de acudir a un sitio específico para acceder a la misma.
- Almacenamiento garantizado: Los servicios de almacenamiento digital son confiables, debido a que no se deterioran con el paso del tiempo, a diferencia de los almacenes en físico, ofreciendo garantía de que estos documentos permanecerán a disposición de los usuarios durante el tiempo que se considere necesario.
- Optimización de la búsqueda: Al momento de buscar documentos en almacenes físicos, es posible que se presenten inconvenientes por la cantidad de archivos que se ubican en este espacio. No obstante, en el caso de los documentos digitalizados, los servidores cuentan con un motor de búsqueda que permite obtener resultados inmediatos sobre la búsqueda al ingresar palabras clave.
- Orden y rigurosidad: Los documentos digitales son organizados con cierto orden y cumpliendo con algunas normativas específicas para optimizar la búsqueda y acceder con mayor facilidad a la información solicitada.
- Mejora los procesos de toma de decisiones: Acceder a la información de manera inmediata, a través de los buscadores, facilita el trabajo comparativo de diversos documentos para tomar decisiones importantes y efectivas.
- Modificación de contenido: En caso de que algún documento esté errado o deba ser corregido, la digitalización ofrece herramientas para editar y consignar un nuevo documento que cumpla con los requisitos establecidos.
- Generar copias físicas: En caso de que resulte imperativo contar con alguna copia física del documento en cuestión, resulta muy sencillo y práctico reproducir copias impresas con el respaldo del documento original.
- Facilidad de difusión: En caso de que se desee difundir la información de los documentos que han sido tramitados, resulta mucho más sencillo hacer llegar una copia digital a los demás usuarios a través del correo electrónico o cualquier otro medio empleado para enviar y recibir archivos adjuntos.
Optimización de los flujos de trabajo
Gracias a la digitalización de los documentos requeridos para la solicitud y registro de derechos de autor y propiedad intelectual, muchos de los procesos de trabajo se ven beneficiados, dado que, se optimizan los procesos, se disminuyen las tareas y se accede a la información con mayor rapidez, así como también se garantiza el almacenamiento en un servidor para que se pueda acceder a estos datos justo en el momento en que se requieran.
Además de estos, la digitalización de los documentos reduce el tiempo se gestión de los mismos y los intervalos de tiempo entre un proceso y otro, considerando que, para realizarla solicitud, no es necesario trasladarse hasta un espacio físico, sino que, la información solicitada es enviada de manera inmediata a través del medio digital.
Esto, a su vez, automatiza y simplifica las tareas, dado que la intervención de las personas en la verificación de información y otras tareas, se reduce al mínimo, logrando que el proceso sea mucho más fluido e incluso rentable al reducir costos.
