Segundo um levantamento do Ministério da Economia, em 2020 o Brasil registrou um saldo positivo de 700 mil empresas abertas. Isso significa que mesmo em tempos de crise a concorrência no mercado só aumenta, e se o seu negócio deseja se manter competitivo é preciso trabalhar estrategicamente todos os setores, inclusive o Departamento de Compras.
É verdade que por muito tempo o setor de Compras ficou de fora das reuniões e pautas estratégicas das empresas, se restringindo ao seu papel de negociação com fornecedores. Mas, hoje, já há um entendimento de que com mais inovação e mudanças pontuais é possível que o setor contribua muito mais em termos de competitividade para o negócio.
Mas, como fazer isso? Como o Departamento de Compras da sua empresa pode ser mais estratégico? Para saber, confira as dicas que preparamos para você a seguir.
Boa leitura!
Monte planejamentos de longo prazo
Os valores movimentados pelo Departamento de Compras são muito grandes, representando uma parte considerável do orçamento da empresa. Por essa razão, é necessário que os planejamentos também sejam extensos, possibilitando que se faça investimentos maiores sem causar prejuízos a parte financeira do seu negócio.
Por exemplo, ainda que um produto de alto giro revendido por sua empresa esteja com um bom preço, é interessante que essa compra aconteça dentro de um planejamento de longo prazo. Mesmo que uma aquisição maior seja possível, o pagamento deve ser estendido por um período maior.
Do contrário, além de comprometer o orçamento da empresa de uma vez, você corre o risco de não conseguir comprar outros produtos igualmente importantes.
Defina os KPIs para o Departamento de Compras
Foi-se o tempo em que as decisões de uma empresa eram tomadas a partir de achismos ou “intuições” do profissional mais experiente. Um Departamento de Compras que busca contribuir estrategicamente com a empresa precisa seguir metas claras para encontrar produtos e serviços pelo melhor preço, sem preterir as exigências de qualidade.
Nesse ponto os KPIs ou Indicadores de desempenho se fazem extremamente necessários, pois com eles você colhe informações confiáveis considerando fatores importantes para o Departamento de Compras e para empresa como um todo, tais como:
- Satisfação e produtividade do cliente;
- Custo de suprimentos;
- Taxa de devoluções,
- Taxa de devoluções;
- Evolução do preço;
- Lead time;
- Saving.
Elementos que servem tanto para análise dos fornecedores quanto para dos produtos em si, sendo partes de um trabalho que melhora a gestão do setor de compras e facilita a tomada de decisões no dia a dia.
É claro que os bons resultados dependem da escolha dos KPIs corretos. Os citados anteriormente são ótimas dicas de indicadores para o Departamento de Compras, porém é interessante que você faça essa definição de acordo com a realidade da sua empresa.
Trabalhe com negociações 360º
Um dos segredos de sucesso de qualquer comprador é o poder de negociação. Quando há expertise nesse sentido, até mesmo os acordos mais complexos e aparentemente irredutíveis podem tomar um rumo mais favorável.
Por essa razão, é importante que os colaboradores do Departamento de Compras trabalhem com o conceito de negociação 360°. Nesse modelo de negociação o fornecedor é avaliado por completo, indo de questões básicas como o preço dos produtos até as mais complexas como modelos dos veículos utilizados.
Ao mesmo tempo, a negociação 360° avalia todos os impactos doe acordo. O profissional não se resume a considerar apenas o setor de compras, mas também todos os outros departamentos – transformando a negociação, de fato, em estratégica.
Invista na capacitação das equipes
Implementar a negociação 360° é uma ótima maneira de tornar o seu Departamento de Compras mais estratégico. Mas, é fato que os colaboradores do setor não conseguiram adotá-la, ou qualquer outra metodologia, se não estiverem bem preparados.
Em outras palavras, sem o desenvolvimento das habilidades profissionais da sua equipe não será possível aperfeiçoar o trabalho do setor de compras. E, como nenhuma expertise é conquistada por mágica, você precisa investir em treinamento e capacitação profissional.
Mas, antes de sair investindo aleatoriamente em cursos e palestras, é importante realizar uma análise interna para identificar as necessidades específicas dos colaboradores, bem como as competências daqueles com maior potencial de contribuição para o crescimento do setor e da empresa.
Feito isso, o próximo passo é buscar as melhores formas de melhorar os pontos fracos de cada um e fortalecer as competências mais importantes da equipe.
Faça um trabalho de redução de custos
Como dito na introdução, um Departamento de Compras estratégico é aquele que contribui com a empresa além dos seus processos convencionais. E uma ótima maneira de contribuição atualmente é diminuindo os custos gerais do setor.
Seguindo dicas anteriores como aperfeiçoamento da equipe, negociações 360° e definição de KPIs, naturalmente você conseguirá fechar acordos mais lucrativos para a empresa. Porém, a redução de custos pode ir além das negociações, ela pode ser feita em ações diárias.
Por exemplo, é possível diminuir o uso de papéis, canetas e outros objetos corriqueiros com a automatização de processos. Dessa forma, além de evitar a compra constante desses materiais, você agiliza a execução das tarefas.
Outras maneiras, logicamente, é implementando um uso consciente dos recursos da empresa, como energia, água, telefone ou mesmo ferramentas de utilização estritamente profissionais.
Conte com o apoio da tecnologia
Ao contar com a tecnologia você vai otimizar todos os fatores apontados no texto até este momento. Treinamentos, negociações, planejamentos: tudo dentro do Departamento de Compras é aperfeiçoado a partir da adoção tecnológica.
Até mesmo a redução de custos, como já explicado, se torna mais crível e eficaz quando você automatiza processos dentro do setor.
As possibilidades atuais são tão extensas que até mesmo etapas mais burocráticas como assinatura de contrato, que costumam demandar tempo dos gestores, já podem ser realizadas com a ajuda da tecnologia. A partir de uma plataforma especializada você assina um contrato importante em questões de segundo e já consegue focar em outros pontos relevantes para o setor.
Enfim, o Departamento de Compras tem sim desafios diários que precisam ser enfrentados. Porém, com o conhecimento e tecnologia disponíveis atualmente é possível sair do lugar comum e tomar um lugar de destaque na parte estratégica do negócio. Analisando as dicas apresentadas e adequando para a sua realidade, você dará o primeiro passo para alcançar esse importante equilíbrio.
Gostou do artigo? Continue se aprofundando no assunto e confira agora 5 dicas indispensáveis para reduzir custos e otimizar processos.
