Uma das ferramentas mais importantes para as empresas nos últimos anos é a digitalização de documentos. Além de trazer uma série de benefícios, o mecanismo também contribui para que empreendimentos, os quais aderiram ao seu uso, se mantenham atualizados em um mercado cada vez mais competitivo.
Por meio da digitalização de documentos, é possível otimizar a rotina de trabalho em diversos departamentos. Mas, afinal de contas, como isso funciona na prática? Para saber mais sobre as vantagens, continue lendo este texto e esclareça todas as suas dúvidas.
O que é a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos se refere a transformação de dados e informações presentes no papel em códigos. Sendo que, os códigos em questão, são de fácil compreensão pelos dispositivos eletrônicos. Ou seja, por meio de softwares e ferramentas tecnológicas, um documento físico se torna digital.
Vale ressaltar que a prática apresenta o mesmo valor legal de um documento impresso. Desde que, seja realizada conforme sinaliza os preceitos da lei da digitalização de documentos, de número 12.682/2012, alterada pela Lei nº 13.874/2019.
Quais são os benefícios da digitalização de documentos?
Com a transformação digital, os processos antigos de armazenamento de papel se tornaram cada vez mais inviáveis. Isso acontece não somente pelo alto número de dados e informações, mas também devido as tendências do mercado.
A digitalização de documentos contribui em diversos âmbitos. Confira a seguir:
- Economia:
A digitalização de documentos auxilia com a redução de custos da empresa, tanto em relação ao armazenamento quanto à economia com materiais. Uma recente pesquisa comprovou tal benefício.
De acordo com o relatório da International Data Corporation, IDC, os gastos com impressões, papel e tinta consomem cerca de 1% a 3% da receita anual de uma empresa: cortar esse tipo de gasto traz resultados significativos.
- Agilidade:
A rapidez na busca de documentos é outra vantagem atribuída a digitalização. Por estarem armazenados em um único lugar, é mais fácil de localizá-los, o que otimiza tempo e aumenta produtividade.
Além disso, a ferramenta também permite que documentos sejam editados no meio on-line, o que agiliza muitos processos dentro de uma empresa.
- Segurança:
Por fim, ao optar pela digitalização de documentos, consequentemente, uma empresa também investe em segurança. Isso porque as informações passam a ser armazenadas digitalmente, o que acaba com a possibilidade dos documentos sofrerem com a ação do tempo. Além disso, a probabilidade de perda também é muito menor.
Ainda falando de segurança, o método também contribui para que o compartilhamento das informações esteja protegido, com a garantia de que somente pessoas autorizadas podem realizar o acesso.
Digitalização de documentos: como fazer
Observados os benefícios, é hora de entender o que é preciso para migrar para a digitalização de documentos.
Inicialmente, é necessário que o documento apresente o padrão correspondente ao previsto pela norma. Ou seja, é necessário compreender as informações para, então, serem reproduzidas.
Visto isso, já é possível dar início às etapas de digitalização, realizadas por meio de um scanner. O equipamento copia as informações contidas no papel e as transforma em um arquivo digital.
O próximo passo é conferir se a documentação está de acordo com a lei e se contém os metadados necessários, com o atestado de controle de segurança, garantindo a confidencialidade e integridade das informações.
Certificação Digital
Por fim, seguindo os padrões da lei para que a documentação tenha garantia, validade e veracidade, é indispensável que ela conta com a Certificação Digital ICP-Brasil.
Para saber mais sobre o ICP-Brasil, confira o artigo, ICP-Brasil: afinal, você sabe o que significa?
Considerando o fator, a plataforma de assinatura eletrônica, Assine.Online, é uma Autoridade Certificadora que garante a validade jurídica dessas documentações.
Além disso, a Assine.Online também oferece serviços para assinatura e gerenciamento de documentos digitais, com objetivo de que seu empreendimento conte com todo o suporte necessário, em meio ao atual momento de transformação tecnológica no mercado empresarial.
