Realizar a assinatura digital de documentos é uma prática cada vez mais comum para empresas e profissionais liberais. No entanto, nem todos conhecem ou entendem a natureza de um documento assinado digitalmente.
Esses documentos são chamados de nato digitais, isto é, eles «nascem» e «morrem» no formato digital. Eles são criados no computador, assinados em uma plataforma online e podem ser armazenados na nuvem ou em uma máquina local, até que chegue o momento de apagá-los definitivamente.
Saber disso pode levantar perguntas importantes. É possível imprimir um documento assinado digitalmente? E, se você optar pela impressão desse documento nato digital, como ela funciona?
Acompanhe este artigo até o final para encontrar as respostas a essas perguntas.
O que é um documento nato digital?
Todo documento atravessa um ciclo de vida, do momento em que é criado ao momento em que é descartado.
Alguns documentos têm formato físico ao longo de todo esse ciclo. Outros podem ser híbridos: físicos em alguns momentos e digitais em outros. E, finalmente, há documentos que têm formato digital ao longo de todo o ciclo. Esse último grupo corresponde aos documentos nato digitais.
Existe uma gradação que acompanha a tendência de digitalização dos processos. Quanto mais um negócio avança nessa tendência, mais ele migra dos documentos físicos, para os híbridos e, finalmente, para os nato digitais.
Vamos entender melhor com o exemplo dos contratos.
Uma empresa que adota processos manuais analógicos em geral trabalha apenas com contratos físicos. Ou seja, o contrato pode ser escrito no computador, mas ele é imediatamente impresso, assinado à mão pelas partes e o documento em papel é armazenado em uma pasta ou gabinete.
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Uma empresa que está migrando para processos digitais começa a trabalhar com contratos híbridos. O contrato pode ser enviado para as partes por e-mail. É preciso imprimir, assinar à mão, e então digitalizar o papel assinado. O arquivo do documento digitalizado pode ser armazenado na máquina ou na nuvem.
Finalmente, uma empresa que já está mais avançada na digitalização de processos passa a adotar soluções que permitem trabalhar com contratos nato digitais. Entre essas soluções, está a assinatura eletrônica ou digital.
O contrato é criado no computador e enviado para as partes por meio de uma plataforma específica para a assinatura. As partes cadastradas utilizam um link seguro, recebido por e-mail, para se identificar e assinar o documento sem precisar imprimir. Após todas as partes assinarem, o contrato é finalizado e pode ser salvo localmente ou enviado para a nuvem.
É possível imprimir um documento assinado digitalmente?
Um contrato ou qualquer outro tipo de documento assinado digitalmente não precisa ser impresso. Porém, será que ele pode ser impresso?
É natural que empresas e profissionais liberais ainda tenham algum receio de manter seus documentos apenas em formato digital. Se a máquina na qual ele está salvo quebrar, ou se o serviço de armazenamento em nuvem sofrer um ataque, o documento pode ser perdido.
Esse receio é fundamentado, mas ele não pode ser resolvido transferindo o documento para formato físico. Depois que é feita a assinatura digital do documento, ele não terá validade jurídica se for impresso.
Vamos, então, à resposta: sim, é tecnicamente possível imprimir um documento assinado digitalmente. No entanto, essa versão física será, de fato, apenas uma cópia textual. Ela não substitui a versão digital, nem tem valor sem ela.
Como conclusão, ao invés de imprimir um documento nato digital, a melhor alternativa para evitar que ele seja perdido é manter um backup do arquivo. Por exemplo, se o arquivo original está armazenado na nuvem, você também pode manter uma cópia digital salva localmente em um dispositivo ou armazenada em um serviço de computação em nuvem diferente.
Inclusive, algumas plataformas de assinatura eletrônica possuem o armazenamento dos documentos assinados em nuvem.
Como funciona a impressão de um documento assinado digitalmente?
Na impressão de um documento assinado digitalmente, o campo das assinaturas pode sair em branco. Mesmo que isso não aconteça, as assinaturas impressas não têm validade jurídica. Como resultado, o documento em si também não tem.
O motivo é simples. Os métodos que garantem a validade jurídica só operam no meio digital.
Documento digital x Mona Lisa de Leonardo da Vinci
A versão impressa do documento digital é como uma foto da Mona Lisa do pintor Leonardo da Vinci. A foto pode ter a mesma aparência da pintura original, mas é apenas uma réplica. Ela não retém nenhuma das características que tornam a pintura autêntica e, portanto, valiosa.
Da mesma maneira, ao imprimir o documento, ainda que a assinatura digital seja visível na impressão, as características técnicas que garantem sua autenticidade serão perdidas.
Por que a impressão do documento assinado digitalmente não tem validade jurídica?
Você viu no tópico anterior que a impressão do documento assinado digitalmente não tem validade jurídica. Existe uma boa razão: a proteção das partes mencionadas nesse documento.
Tenha em mente que a impressão de uma assinatura digital poderia ser facilmente falsificada. Em teoria, seria possível inserir uma imagem ou texto representando a assinatura digital. Não haveria maneira de determinar se a impressão é falsa ou real, pois o papel aceita qualquer informação sem questionar.
Retirar a validade jurídica da versão impressa é uma precaução. Essa medida evita qualquer pessoa seja injustamente forçada a cumprir termos de documentos que ela não assinou.
Também é importante notar que isso não causa qualquer prejuízo. Afinal, a vantagem dos documentos nato digitais é, justamente, não haver necessidade do formato físico em qualquer momento. A impressão promove apenas custos adicionais e desperdício de papel.
Se a preocupação é com o risco de perder o arquivo, a melhor alternativa, como já foi apontado anteriormente, é manter um backup do documento assinado digitalmente. Assim, mesmo que o arquivo original seja perdido, haverá uma cópia para substituí-lo.
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Neste artigo, você entendeu o que são documentos nato digitais – uma categoria na qual tipicamente se enquadram os documentos assinados digitalmente. Também viu que não é preciso imprimir esses documentos e descobriu que, caso sejam impressos, a assinatura digital perde a validade jurídica.
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