A contabilidade digital é uma das grandes tendências do setor, uma modalidade de serviço capaz de atender às principais necessidades do mercado atual. Além de tornar rotinas mais práticas e efetivas, a metodologia traz novas oportunidades para profissionais da área.
Porém, como se trata de um conceito relativamente novo, a contabilidade digital ainda levanta muitas dúvidas em pessoas de dentro e de fora do setor contábil. Como funciona? Qual finalidade? Qual a diferença com outros modelos? São muitas as perguntas que ainda rodeiam o assunto.
Se você faz parte do grupo que tem dúvidas sobre a contabilidade digital, então acessou o artigo correto. A seguir, explicaremos os pontos mais importantes sobre a contabilidade digital. Continue com a gente e confira.
Boa leitura!
O que é contabilidade digital?
Como o próprio nome aponta, a contabilidade digital é a modalidade de serviço que utiliza ferramentas tecnológicas e recursos da internet para desenvolver atividades contábeis. Até por utilizar soluções modernas, trata-se de uma categoria nova dentro do setor.
Com a contabilidade digital você pode executar diversas operações do dia a dia de maneira rápida e eficaz, pois a sua rotina passa a funcionar dentro de uma automatização. Contabilização de produtos, regularidades de empresa, assinatura de documentos, entre outros: tudo acontece de forma otimizada, econômica e segura.
Como funciona a contabilidade digital na prática?
Na prática, essa automação acontece por meio de ferramentas como softwares de gestão e plataformas on-line. A partir dessas soluções o profissional contábil realiza os seus processos, aprimorando o seu trabalho e diminuindo a incidência de erros.
Entre os vários processos realizados por meio da contabilidade digital, estão:
- cumprimento das obrigações tributárias: com um sistema especialista você consegue cumprir com as obrigações legais dentro do prazo e manter a conformidade completa da sua empresa;
- controle de dados dos clientes: soluções com compartilhamento automático permitem que você tenha total controle dos dados dos clientes e ainda facilitam o trabalho em preenchimento de documentos e planilhas;
- suporte ao cliente: com maior controle sobre informações e processos você tem melhores condições de oferecer o suporte ao cliente;
- assinatura online: a partir de uma plataforma de assinatura on-line, você tem o recurso exato para assinar documentos e contratos importantes sem precisar sair do escritório.
Qual é a diferença entre contabilidade digital e online?
Um ponto que pode confundir muita gente é a ideia de que o conceito de contabilidade digital é o mesmo que contabilidade online. Um ledo engano.
A contabilidade online se concentra nas atividades relacionadas à internet. Serviços que precisam necessariamente do uso da grande rede, como o envio de informações para o cumprimento das obrigatoriedades legais, se enquadram neste conceito.
Já na contabilidade digital, como vimos, a ideia está na automatização geral, seja com soluções vinculadas ou não à internet. O conceito aqui é de aperfeiçoamento produtivo a partir do uso da tecnologia.
Não são metodologias conflitantes, mas sim complementares. Basicamente, a contabilidade online faz parte da contabilidade digital.
Quais são as tendências da contabilidade digital?
Agora que você já entendeu o conceito e o funcionamento da contabilidade digital, é o momento de conhecer as tendências desse método. Acompanhe.
Integração de sistemas
Já que a ideia por trás da contabilidade digital é o aperfeiçoamento de processos, nada melhor para ajudar no objetivo do que a integração de sistemas, uma estratégia perfeita para o setor que trabalha com um volume grande de informações.
Na integração de sistemas, não só a área de contabilidade tem controle total sobre os seus próprios dados, como também se mantém em comunicação contínua com os outros setores importantes, tais como:
- Departamento Financeiro;
- Departamento Pessoal;
- Departamentos Fiscal.
Quanto maior a integração entre essas áreas, mais fácil e eficiente tende a ser a gestão administrativa da sua empresa.
Contabilidade em nuvem
A “empresa na nuvem” já é um conceito bastante trabalhado em muitos segmentos, e na área de Contabilidade não é diferente. A partir dessa metodologia, a contabilidade da sua empresa utiliza a nuvem para armazenar arquivos e programas, não necessitando inflar os sistemas locais.
Basicamente, todo conteúdo fica acessível por meio da internet, bastando um equipamento e uma conexão com a rede para acessá-lo. Além de não se preocupar com perdas repentinas, pois na nuvem há backups automáticos, também há a vantagem do acesso remoto. O gestor ou responsável contábil pode acessar as informações de qualquer lugar.
Plataformas de assinatura on-line
Essa é uma grande facilidade que vem transformando o setor contábil de muitas empresas. Tendo em vista se tratar de uma área que precisa juntar e assinar muitos documentos, esse tipo de tendência resulta em vantagens interessantes.
Plataformas de assinatura on-line funcionam como um sistema para gestão de documentos e assinaturas digitais. Basicamente, você envia os arquivos por internet e os oficializa com uma assinatura de validade jurídica. Tudo de forma simples, rápida e segura.
Além de evitar o deslocamento do gestor ou do responsável contábil da sua empresa, você ainda elimina os gastos e ganha maior rentabilidade.
Como se preparar?
Até mesmo por ser um conceito transformador, a implementação da contabilidade digital demanda uma boa preparação por parte da empresa.
Confira, abaixo, algumas ações que podem ser tomadas visando o seu desenvolvimento.
Invista na digitalização no escritório
O primeiro passo é o mais óbvio: diminuir os processos manuais e investir massivamente na digitalização da rotina. Afinal, no conceito de uma contabilidade mais produtiva, não cabe mais perda de tempo com processos simples.
Até mesmo o governo já se atualizou utilizando plataformas on-line para envio de documentos. O seu escritório contábil não pode ficar para trás, precisa investir em softwares de gestão e sistemas de integração para automatizar os processos e facilitar a rotina de trabalho dos colaboradores.
Faça a gestão de documentos na nuvem
Outro ponto crucial dentro dessa metodologia de trabalho, como vimos, é a migração para a nuvem. Com o seu escritório recebendo volumes de informações e dados de clientes e funcionários, você não pode correr o risco de perder tudo e ter que reiniciar o trabalho toda vez.
Com o armazenamento em nuvem, além de não correr o risco de perda, você tem a vantagem da mobilidade. Como já explicado, basta que o gestor ou o responsável contábil conte com um dispositivo e uma conexão com a internet para acessar tais informações em qualquer lugar do mundo.
Adote plataformas de serviços on-line
Atualmente existem no mercado dezenas de plataformas que facilitam a execução de serviços contábeis. Dentro do conceito de contabilidade digital, basta que você escolha aquelas que melhor atendam às necessidades da sua empresa e começar a transformação.
Entre as vantagens das plataformas de serviços on-line estão: facilidade de contratação, alta produtividade, usabilidade e economia. E a diversidade de escolha também é grande, sendo úteis dentro de um setor de Contabilidade:
- Serviço de atendimento ao cliente;
- Serviço de pagamento on-line;
- Serviço de assinatura on-line.
Enfim, a rotina contábil já traz desafios “naturais” para um gestor, mas você não precisa torná-la ainda mais complexa. A partir da contabilidade digital a sua equipe é capaz de cumprir com todas as obrigatoriedades legais, bem como demais processos de maneira rápida e segura. Então, analise as dicas apresentadas, invista nas melhores tecnologias e transforme de vez a sua contabilidade.
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